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目前,口头传达是最为常见的办公沟通模式,因为方便,也因为习惯了。然而,这样的方式当真方便最佳吗?不见得吧。尤其是在广告代理公司,或许在短期内,这样的方式确实方便,但随着行业的发展以及公司业务的不断增加,口头传达的方式就显出限制性了。
  1、信息共享难
  为什么说信息共享难呢?公司信息传达、任务下达都只是停留在口头,难道你还有每次随时带个录音笔的习惯,能及时录下每一次交流的信息。不可能吧?如此一来,基本上就是说了就过了,留不下什么记录的痕迹,重要的值得学习的信息也得不到保存和共享。如业务员的客户资料就会私有化严重,而一旦换其他同事跟进,极有可能一无所知,不仅会影响工作效率,也会影响公司利益。
  2、有效监督难
  信息共享难,从另一个角度也体现了公司无法实现对员工的有效监督。为什么呢?既然平时的工作沟通都是口头传达的,那么就很难保存和记录。而且纵使业务员每天看起来都很忙,但你就是不知道客户跟进得如何,有没有出现丢单的情况,而停滞或者丢单的原因是什么,哪些方面是需要公司改进的,哪些方面是需要业务员改进的,这一切,管理层知道吗?若是你根本就不能掌握整个公司的情况,你又根据什么来做决策?若是不能实现有效的监督,你觉得你的公司能长远发展并不断壮大?
  不过,方法要比问题多,出现这样的问题了,自然就会有人为之解答。想要实现信息共享,想要实现有效监督,那就使用统一的业务管理系统:媒介投放业务管理系统。简单来说,该系统在广告代理公司内部,不仅能实现信息资源的共享和整合,还附带了其他一些辅助性工具,既可为销售客户部、媒介采购部、财务部等部门单独使用,也能作为一个公司的管理系统,甚至是整个集团所使用。